Внедряем корпоративный стандарт тайм-менеджмента

Данный проект ориентирован на создание в компании единых правил уважения ко времени, включая правила планирования времени и назначения встреч, проведения совещаний и отслеживания их итогов, правила контроля поручений и эффективных коммуникаций по почте, устно и телефону. Внедрение стандарта даёт мощный толчок в развитии команды и позволит выйти на новый уровень коммуникаций

Решаемые проблемы:

  • Нехватка времени руководителей высшего и среднего звена, в особенности на долгосрочные, стратегические, клиентские задачи. Большое количество отвлечений по несрочным вопросам
  • Задержки в реализации проектов, просрочки и потери задач и поручений
  • Отсутствие прозрачности, несогласованность действий, неэффективные коммуникации

 

Идеология проекта:

  1. Разработка корпоративного стандарта тайм-менеджмента, включая регламенты: контроля поручений, планирования рабочего времени, подготовки и проведения совещаний, электронной переписки и коммуникаций, работы секретариата.
  2. Привязка стандарта к настройкам используемых ИТ-систем (например, Outlook, Мегаплан, Lotus, Mozilla); тонкое использование функций Outlook, обычно малоизвестных руководителям.
  3. Обучение, коучинг, внутренний PR, позволяющие сделать ТМ-стандарт и соответствующие ИТ-инструменты частью корпоративной культуры и повседневной рабочей практики.

Последовательность реализации проекта:

  1. Диагностика (интервьюирование топ-менеджеров, сквозное анкетирование)
  2. Стратегическая сессия для топ-менеджеров: принятие ключевых ТМ-договоренностей, выработка основы ТМ-стандарта
  3. Коучинг для топ-менеджеров
  4. Настройка секретариата: индивидуальная работа с личными помощниками топ-менеджеров
  5. Обучение менеджеров среднего звена на основе разработанного ТМ-стандарта.

Результаты проекта:

  1. Поручения не теряются, отчётность приходит вовремя. Исполнение поручений планируется и отслеживается. Быстрый анализ поручений в разных тематических аспектах.
  2. Загрузка руководителей прозрачна и прогнозируема, понятно, на что уходит время. Количество спонтанных встреч уменьшается.
  3. Более быстрое, эффективное и удобное согласование рабочих графиков, планирование и подготовка встреч, перестройка рабочих графиков при изменениях.
  4. Появление в графике руководителей большего объёма времени на решение стратегических задач. Уменьшение количества отвлечений по несрочным вопросам
  5. Совещания правильно готовятся, эффективно управляются, итоги отслеживаются в соответствии с едиными правилами
  6. Командные коммуникации осуществляются корректно и без существенных потерь времени на основе единого корпоративного стандарта тайм-менеджмента
  7. Предсказуемая работа личных помощников руководителей на основе единого стандарта

Участники консалтингового проекта:

  • Топ-группа: до 8 человек
  • Секретариат: 1 личный помощник первого лица, 3 личных помощника заместителей первого лица
  • Группа масштабирования: 15 менеджеров среднего звена

 

Предоставленные по итогам проекта документы:

  • Корпоративный стандарт (в виде одного документа):

–  правила корпоративного планирования задач и встреч (плюс техническая инструкция по настройке календарей Microsoft Outlook и пользовательских представлений в них)
–  правила контроля поручений (плюс технические инструкции по настройке Microsoft Outlook)  
–  правила принятия поручений к исполнению и отчетности (плюс техническая инструкция по Microsoft Outlook)
–  правила управления корпоративными коммуникациями

Книга cекретариата
Памятки формата А4 по каждому стандарту