29 января
Статьи  |  База знаний
2909

Эффективный тайм-менеджмент: планирование

Тайм-менеджмент  |  Глеб Архангельский

Планирование — это часть тайм-менеджмента, к которой можно приступать после определения ключевых целей и задач. Что делать, чтобы не разочароваться на этом этапе?

 

 

Страница обычного ежедневника  это жесткая сетка времени, и люди пытаются привязать дела к этой сетке. Утром человек счастлив  все расписано, значит, он все успеет. Но разумеется, оказывается, что наша жизнь не настолько предсказуема. Начальник может продлить утреннее совещание, а клиент  опоздать на 20 минут. К вечеру все рушится, и  вы рискуете прийти к совершенно неправильному выводу: планировать бесполезно.

Однако стоит запомнить совсем другое: жесткая система применима только в школе и в институте, когда существует четкое расписание. Как только возникает настоящая жизнь, происходит сбой планов.

 

 

Техника жестко-гибкого планирования

Проблему можно решить. Разделите страницу ежедневника пополам. Пусть левая часть будет предназначена для жестких задач, а правая — для гибких. Затем распишите на жесткой сетке встречи и события, но в гораздо меньшем количестве, чем обычно. Между ними оставляйте резервы  свободные пространства. Так вы сможете безболезненно реагировать на неожиданности — без нарушения графика.

Свободных зон должно быть около 30-40%, это зависит от того, сколько у вас подчиненных. В правую колонку выпишите гибкие задачи, например, «сделать документ», «отредактировать слайды к презентации», «позвонить клиенту», «проконтролировать работу сотрудников». Все это необязательно делать в четко обозначенное время.

Выделение приоритетных задач

Не факт, что вы успеете выполнить весь гибкий список, но нужно выделить одну-две задачи, которые должны быть решены сегодня в обязательном порядке. Вам придется побороть искушение: будет казаться, что все важно, срочно и абсолютно необходимо, а еще вы захотите поставить гибкие задачи в жесткий график.

Постарайтесь ограничить себя и смириться с тем, что не все успеете из гибкого списка  вы ведь не знаете всех обстоятельств предстоящего дня. Зато, пользуясь техникой жестко-гибкого планирования, вы точно выполните приоритетное, а это важнее.

 

 

Главное

Люди часто пытаются привязать каждое, даже незначительное событие к конкретному времени, из-за чего быстро разочаровываются в планировании. Вместо этого разделите задачи на жесткие и гибкие. Для первых пусть будет отведено четкое время, а вторые распределите по свободному пространству.

Обязательно оставляйте «пустоты» в расписании для непредвиденных обстоятельств. А с тем, что не успеете выполнить все гибкие задачи, просто смиритесь — и расставьте приоритеты.

 

Автор: Глеб Архангельский, основоположник российской школы тайм–менеджмента, автор деловых бестселлеров 

Матеиалы по этой теме