11 Октябрь 2017 53

Система управления задачами руководителя на практике

Менеджмент Варвара Радченко

Часто бывает – начитаешься теории, а как её применять - не знаешь: то не хватает самомотивации, то не хватает инструментов. И всё-таки каждому из нас всегда хочется, чтобы вместе с рассматриваемой темой кто-то снабдил нас способами применений знаний на практике.

practice

Данный подход не обошёл и технологию тайм-менеджмента. Являясь руководителем отдела и изучая многие годы вопросы организации себя и своей работы, я хотела бы поделиться с читателем своей системой организации «электронного внимания». Конечно, система с каждым месяцем совершенствуется, так как появляются новые подходы и инструменты. Возможно, кто-то сможет замотивировать себя в освоении методики организации времени. 

Ниже представлены практические примеры из опыта. Пусть не все сейчас уже используется, но в разные периоды жизни мы применяем разные модели самоорганизации. Без особых теоретических объяснений, зачем всё это нужно (вы можете это прочитать в книгах), но с реальными примерами:

- как ведётся планирование рабочего дня
- как отслеживаются поручения и задачи
- куда записываются мысли и идеи

Поручения, оперативные задачи

Всё начинается с поручений генерального директора, поэтому в списке дел есть отдельная категория – «Руководитель».
В данной категории есть задача, включающая:

- Вопросы к общей планёрке руководителей
- Вопросы к индивидуальной планёрке с ГД

Обычно у сотрудников следующая проблема: копятся вопросы к руководителю, записываются, где попало (на стикерах, на ежедневниках, в почте), а когда внезапно руководитель зовёт на планёрку, они не знают, что хватать! С точки зрения управления временем должен быть один инструмент, где отслеживаются вопросы и задачи. Один из них - задачи в Outlook.

Далее, когда мне поставлена задача, я её переношу в соответствующий раздел/инструмент. Если задача срочная на сегодня, то я отражаю ее в ежедневнике (в гибких или как главное дело дня). Когда ставится задача не срочная, но важная и поручение поставлено всем консультантам, то я пишу письмо  и помечаю его флажком на контроль, что хранится в почте. Если же поручение поставлено лично мне, то вношу задачу в список дел «Поручения от ГД».

Работа с почтой

Входящие письма (они обычно касаются несрочных, но важных проектов/дел) хранятся в папке «на контроле». Исходящие письма с пометкой «к исполнению» - в папке поиска. Здесь я могу сразу увидеть, в какой папке лежит письмо и быстро к нему обратиться. Отслеживание входящей переписки по клиентам (не проектам) находится в папке «клиенты». Информацию по проектам отслеживаю в соответствующих подпапках (по названию клиента). Так как недавно стартовавших проектов на контроле много, то в "избранное" я вынесла основные папки (Входящие, Сотрудники, Руководители, Секретариат), а в нижнем окне отслеживаю всё по папке "клиенты", для удобства.

К концу дня разбираю всю почту и на все письма отвечаю. Во Входящих остаются только письма (не более 5-7), по которым ещё не приняты решения или которые остаются актуальными в ближайшее время.

Вывод: создавайте свою удобную систему. Она будет меняться в соответствии с вашими потребностями, могут меняться инструменты, но самое главное, чтобы с точки зрения тайм-менеджмента вам было просто и быстро найти нужную информацию, всё было под рукой. Тогда ваша организация времени не будет страдать!