База знаний Школы бизнеса Синергия

Статья

Внедрение корпоративного тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент Варвара Радченко

В тайм-менеджменте всех интересует практика. Как возвышенные идеи постановки целей привязать к регулярным задачам, к скорости их выполнения сотрудниками, то есть к реальным вопросам организации бизнеса?

sbsru-v4__speaker=8295

Наша цель – изменения в сфере тайм-менеджмента в корпоративной культуре организации. И тут возникают многие вопросы по особенностям внедрения технологии. Остановимся на некоторых из них.

Уровни и роли

Каждый человек играет разные роли в жизни и в организации, в которой он работает. Любое предприятие – это чётко выстроенная иерархическая лестница должностей, функций, регламентов. При разработке правил организации времени важно чётко понимать, на каком уровне управления задействовать нужные роли и на какие «кнопки» нажимать при решении рисков.

Начнём с самого верхнего уровня управления – генерального директора организации. Он может и не быть инициатором развития тайм-менеджмента, ему может «продать» эту идею тот руководитель/сотрудник, который первый о ней узнал. Директору, как ответственному лицу за финансы, необходимо принять решение: стартует ли проект по разработке корпоративных правил тайм-менеджмента, с каким сроком и бюджетом.

Первое лицо компании определяет стратегию развития компании, принимает решение о важности тайм-менеджмента, именно как технологии. Правда, если это корпорация, где решения принимаются коллегиально, здесь итоговый вариант проекта будет зависеть от группы лиц, а бюджет выделять коммерческий директор.

Резюмируем основные функции генерального директора:

- формирует требования к системе тайм-менеджмента

- определяет место технологии в стратегии компании

- транслирует идеологию тайм-менеджмента, мотивирует личным примером

- контролирует использование идеологии менеджерами среднего звена

- формирует общие санкции и поощрения

- определяет руководителя проекта по внедрению тайм-менеджмента

- принимает решение по организационной и ИТ-инфраструктуре проекта

Далее идея распространяется на приближенных к директору лиц: общее совещание, на котором директор объявляет о старте обучения. Здесь самое главное – донести до коллег-руководителей важность и необходимость данной технологии. Ведь обратная связь в виде согласия будет в дальнейшем влиять на скорость распространения технологии внутри коллектива.

Второй уровеньменеджеры среднего звена. Роль их заключается в том, что совместно с директором им необходимо выработать основные договорённости тайм-менеджмента, сформулировать ключевые требования к стандартам в компании. На них также возлагаются следующие функции:

- донесение информации о тайм-менеджменте своим подчинённым

- организация и отслеживание обучения сотрудников. Оценка индивидуальной эффективности реализации технологии тайм-менеджмента на каждом рабочем месте

- проработка мотивационной составляющей для сотрудников

- получение обратной связи от сотрудников

- доведение корректировок до директора

- внесение изменений в стандарты организации времени.

По сути, промежуточное звено менеджеров – это та прослойка активистов, которые не только на личном примере должны показывать удобство и успешность технологии, но и выверенными методами следить за соблюдением регламентов.

Далее идут сотрудники (специалисты), на которых идеология тайм-менеджмента распространяется в той или иной степени. Это связано с тем, что высший уровень менеджмента всегда живёт «своей жизнью», и правила для топ-менеджеров не на 100% необходимо будет реализовываться ниже уровнем по организационной структуре. Это связано и с разным функционалом, и с разным балансом выделения в графике времени на оперативные задачи (которых у специалистов больше) и на стратегические (чем отличаются графики директоров). 

Не следует забывать и про руководителя проекта внедрения. Его функционал должен содержать следующее:

- доносить информацию о проекте всем участникам проекта

- контролировать результативность проекта

- отслеживать актуальность корпоративных правил

- разрабатывать варианты, пути внедрения технологии

- проводить оценку по KPI индивидуальной работы сотрудников

Сотрудникам необходимо применять выработанные руководством правила и вносить предложения по совершенствованию системы.