Система поручений: все под контролем, ничего не потеряно

Проект ориентирован на руководителей, желающих наладить свою систему управления поручениями. Особенно когда отсутствуют единые правила постановки поручений и единый инструмент для фиксации и отслеживания отчётности. Разработка и внедрение единых правил позволит не терять информацию по задачам, в любой момент иметь доступ к актуальным отчётам и повысить дисциплину сотрудников.

Решаемые проблемы:

 

  • Отсутствие единого инструмента отслеживания постановки приводит к непрозрачности в стадиях выполнения поручений
  • Несоблюдение сроков и потеря обратной связи по поручениям негативно влияет на бизнес-процессы и получение прибыли
  • Неправильная расстановка приоритетов в течение дня приводит к уменьшению инвестиций времени на главные задачи


Идеология проекта:

 

  1. Разработка корпоративного стандарта контроля поручений
  2. Привязка стандарта к настройкам используемых ИТ-систем (например, Outlook, Мегаплан, Lotus, Mozilla); тонкое использование функций Outlook, обычно малоизвестных руководителям.
  3. Обучение и коучинг, позволяющие сделать ТМ-стандарт и соответствующие ИТ-инструменты частью корпоративной культуры и повседневной рабочей практики.

Последовательность реализации проекта:

  1. Разработка системы контроля поручений на уровне первого лица (формирование ТМ-правил и их внедрение)
  2. Настройка системы контроля поручений на уровне топ-группы (в т.ч. с участием личного помощника первого лица)
  3. Внедрение ТМ-правил на уровне сотрудников

Результаты проекта:

  1. Отслеживание всех поручений руководителя и подчинённых отслеживаются в единой системе. 
  2. Возможность получения лёгкого доступ к отчётам о выполнении поручений и оценка реалистичность выполнения задачи в срок
  3. Быстрый анализ поручений в разных тематических разрезах: по срокам, по ответственным и т.д. 
  4. Сокращение времени на текучку и освобождение времени руководителя на стратегические вопросы и развитие бизнеса. 
  5. Поддержание системы контроля поручений личным помощником
  6. Автоматизированная подготовка отчётности по поручениям. 
  7. Ведение регулярного контроль выполнения поручений.

Участники консалтингового проекта:

  • Топ-группа: от 1-5 человек
  • Секретариат: 1 секретарь
  • Группа масштабирования: до 7 человек

 

Предоставленные по итогам проекта документы:

  • Регламент системы контроля поручений:


— правила контроля поручений (плюс технические инструкции по настройке Microsoft Outlook)
— правила принятия поручений к исполнению и отчетности (плюс техническая инструкция по Microsoft Outlook)

  • Регламент для секретаря по отслеживанию поручений
  • Памятки формата А4 по каждому стандарту